Pengertian
Administrasi Kepegawaian
A
|
dministrasi
kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu
organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan
beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan
fungsi/aktivitas kepegawaian.
Ø Sistem
Administrasi Kepegawaian
Sistem
administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah
federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan
dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974
tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa
dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani
yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi,
diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas
sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata,
menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila
dan Undang-Undang Dasar 1945.
Ø Fungsi
Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan
fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran
atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis),
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses
penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada
proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar
dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki
pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan
secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta
melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi
lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan
sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara
proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan
faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula
diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller
Burack dan Maryann.
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan,
menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu,
penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka
untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar
(manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga
orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan
berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat
dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam
struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit
lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja,
delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta
arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur
organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana
telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi
pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena
itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan
yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa
pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai
adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti
setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan
kerja, yaitu sebagai berikut.
1.
Jelaskan
kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa
mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2.
Pastikan
bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa
setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
3.
Pastikan
bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif;
4.
Bilamana
mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang
dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5.
Doronglah
semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
lingkungan
6.
Kembangkan
sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat
dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7.
Perhitungkan
semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan
kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat
menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses
pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau
kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam
penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan
diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat
dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam
mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan
butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.
§ Perencanaan
dan Rekrutmen
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai.
Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang
lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia,
banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang
lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang
sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan
perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi
untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.
Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat
bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya
manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat
ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003
tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka
waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik dan tepat pada waktunya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar