Administrasi Kepegawaian
A. Pengantar
elakangan ini mungkin kita semua pernah mendengar kata administrasi atau
manajemen kepegawaian dalam kehidupan sehari-hari. Akan tetapi kebanyakan dari kita
tidak tahu akan arti dan makna administrasi kepegawaian tersebut sehingga tidak
tahu apa fungsi dari administrasi kepegawaian itu sendiri. Padahal hal ini
sangat penting dalam mengelola suatu organisasi khususnya perusahaan sehingga
organisasi tersebut bisa sukses.
Tidak seperti administrasi
perkantoran, perbekalan, pemasaran, atau yang lainnya, administrasi kepegawaian
merupaka cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu
organisasi. Sebab, obyek material administasi kepegawaian pada hakikatnya
adalah manusia yang sekaligus juga obyek atau tujuan kegiatan dari organisasi
atau perusahaan itu sendiri.
Administrasi
kepegawaian atau manajemen kepegawaian ini mencakup banyak hal penting, mulai
dari proses penerimaan tenaga kerja, pembinaan kerja, produktivitas kerja,
pemutusan hubungan kerja sampai yang terakhir yaitu pensiun. Kerena sangat
kompleknya cakupan dari administrasi kepegawaian ini maka di atas telah
disebutkan bahwa administrasi kepegawaian merupaka cabang ilmu administrasi
yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi.
B. Pengertian
Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. manajemen kepegawaian
ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar
tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi
organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya.
Society for Personal Administration di Amerika Serikat memberikan
pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul Pigors dan
Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion sebagai
berikut: manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan
mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga
tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.
Menurut Drs. M. Manullang pengertian manajemen kepegawaian adalah seni atau
ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan keputusan hati
pada diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen kepegawaian adalah suatu
ilmu yang mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan
kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi
tercapainya tujuan.
Dari ketiga pendapat yang bervariasi itu sebanarnya
mempunyai inti atau pokok yang sama, yaitu kegairahan dan produktivitas kerja
maksimum dari anggaota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai tujuan
organisasi itu sendiri.
C. Setatus dan
Sistem Kepegawaian serta Penggajian
1. Status
Kepegawaian
Dalam suatu lembaga atau perusahaan atau yang lebih umum disebut dunia
kepegawaian tidak semua pekerja atau pegawai mempunyai status kepegawaian yang
sama, sehingga muncul hak maupun kewajiban yang berbeda-beda pula.
Penggunaan istilah pegawai atau pekerja, kepegawaian atau
ketenaga kerjaan pada hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti
dalam kaitannya dengan kehadirannya di dalam suatu perusahaan, hanya berbeda
lingkungan penggunaannya.
UU 8/1947 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam pasal 1
butir a mengemukakan bahwa yang dimaksud dengan pegawai (negeri) adalah orang
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan
yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara
dalam suatu jabatan dan digaji menurut perundang-undangan yang berlaku. Menurut
UU 7/1987 butir d pekerja adalah tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan
menerima upah. Sedangkan pengertian tenaga kerja menurut UU 14/1969 tentang
ketentuan-ketentuan pokok mengenai tenaga kerja pasal 1 ialah orang yang mampu
melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja guna
menghasilkan jasa atau barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
a. Pegawai
Percobaan
Pegawai
percobaan bisanya merupakan status pegawai yang tergolong masih baru, baik di
lingkungan lembaga pemerintah ataupun di lingkungan lembaga swasta.
Status pegawai
percobaan disandang selama pegawai yang bersangkutan sedang dalam masa
percobaan. Nama status kepegawaian di lembaga pemerintah berbeda dengan status
kepegawaian di lembaga swasta . dalam lingkungan lembaga pemerintah, pegawai
dengan status percobaan ini sering disebut calon pegawai negeri sipil (CPNS).
Batas waktu masa percobaan ini berkisar antara satu hingga dua tahun dengan
gaji 80% gaji pokok, menurut PP 7/1978. Dalam lingkungan lembaga swasta, status
pe gawai percobaan ini sering disebut
pekerja atau keryawan percobaan. Menurut UU 12/ 1964 tentang Pemutusan Hubungan
Kerja, masa percobaan karyawan swasta tidak boleh lebih dari tiga bulan.
Pegawai dengan status pecobaan
secara hukum mempunyai kedudukan yang lemah di dalam lembaga pemarintah ataupun
di lembaga swasta. Apabila ia melakukan kesalahan, hubungan kerja dengan pihak
perusahaan dapat langsung diputuskan tanpa syarat. Namun apabila dalam masa
percobaan itu hasilnya bagus atau memuaskan, maka untuk masa percobaan tiga
bulan untuk lembaga swasta dan satu sampai dua tahun untuk lembaga pemerintah
masa percobaan yang telah ditentukan akan dihitung sebagai masa kerja.
Adapun gaji atau upah pada umumnya berdasarkan, waktu,
harian, atau bulanan.
b. Pegawai Harian
Pegawai harian adalah orang yang bekerja pada suatu
instansi baik pada lingkungan lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Pegawai
dengan status ini digaji satu hari sekali, dua hari sekali, seminggu sekali,
atau dua minggu sekali tergantung kesepakatan awal. Biasanya pegawai dengan
status ini berlaku asas no work no pay, tidak bekerja tidak ada upah.
Pegawai dengan status harian dapat dibadekan antara pegawai harian lepas,
pegawai harian sementara, dan pegawai harian tetap. Pegawai harian lepas secara
hukum mempunyai kedudukan yang sangat lemah, sehaigga pemutusan hubungan kerja
oleh perusahaan dapat dilakukan dengan mudah dan tanpa syarat. Tetapi status
hukum ini dapat berubah lebih kuat apabila pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja harian lepas itu tidak dapat dipisahkan
dengan eksistensi perusahaan yang bersangkutan, dan dapat dibuktikan bahwa
pegawai ini telah mempunyai masa kerja secara terus-menerus sampai lebih dari
atau sama dengan satu, dua, atau tiga tahun.
Berbeda dengan pegawai harian
lepas, pegawai harian sementara mempunyai kesdudukan hukum yang lebih kuat dan
pada umumnya status pegawai ini senderung dapat ditingkatkan menjadi pegawai
tetap. Tetapi di beberapa perusahaan nasib pegawai ini hampir sama dengan
pegawai harian lepas, sewaktu-waktu dapat diputus hubungan kerjanya. Secara
harfiah pegawai sementara menunjukkan pengertian bahwa ia akan dipekerjakan
pada perusahaan untuk sementara.
Pegawai harian tetap mempunyai
kedudukan yang lebih kuat dibandingkan dengan pegawai harian lepas dan pegawai
harian sementara. Pada umumnya pegawai harian tetap mempunyai masa kerja
relatif lama dibandingkan dengan pegawai harian lepas maupun pegawai harian
sementara. Pada umumnya pegawai harian tetap merupakan peningkatan status dari
pegawai harian lepas. Pekerjaan pegawai harian tetap pada umumnya disebut
sebagai pekerjaan yang bersifat organik karena pekerjaan yang dilakukan oleh
pegawai harian tetap merupakan pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan dari
eksistensi perusahaan yang bersangkutan.
c. Pegawai Bulanan
Pegawai bulanan adalah orang yang bekerja pada suatu
lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah
berdasarkan waktu setiap bulan sekali. Dengan status ini upah pegawai tidak
berdasarkan jumlah hari kerja tetapi upah dibayarkan sama yaitu sebulan.
Walaupun pegawai tersebut sebulan penuh tidak masuk karena libur atau alasan
lain jumlah upah yang dibayarkan tetap sama dengan pegawai yang satu bulan
penuh masuk.
Pegawai bulanan pada umumnya pegawai tetap, kecuali
pegawai di lingkungan lembaga pemerintah sebagai diatur dalam PP 7/1977 tentang
peraturan gaji pegawai negeri sipil dalam status CPNS. Di beberapa perusahaan
status pegawai bulanan itu merupakan peningkatan dari status pegawai harian
tetap, setelah dipenuhi persyaratan tertentu.
Di sementara perusahaaan besar, pegawai bulanan juga
diberi hak pensiun, yang besarnya tergantung pada kemampuan perusahaan yang
bersangakutan. Sedangkan bagi pegawai negeri sipil hak pensiun diatur dalam UU
32/1969 tentang pensiun pegawai negeri sipil. Berdasarkan UU 32/1969 pegawai
negeri sipil yang diberhentikan dengan hormat berhak memperoleh uang tunggu,
apabia umur dan masa kerja yang di syaratkan belum dapat dipenuhi.
d. Pegawai Borongan
Pegawai borongan ialah yang bekerja pada suatu lembaga
atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan
hasil kerja yang dicapainya. Jadi kadang besar upah pegawai ini lebih besar atau
lebih kecil dari upah rata-ratayang diterimanya setiap hari.
Kedudukan hukum pegawai borongan dalam hubungannya dengan
perusahaan pada umumnya tidak berbeda dengan kedudukan hukum pegawai harian
maupun bulanan, hanya berbeda dengan pegawai harian lepas. Dengan kedudukan
hukum seperti itu, hak dan kewajiban pegawai borongan sama dengan hak dan
kewajiban pegawai harian dan bulanan.
e. Pegawai
Musiman
Pegawai musiman ialah orang yang bekerja pada suatu lembaga atau
perusahaan, baik negara maupun swasta selama jangka waktu tertentu. Pegawai
musiman banyak dijumpai di perusahaan-perusahaan yang kegiatan operasiaonalnya
bersifat musiman, misalnya perusahaan-perusahaan perkebunan, garam, soda, dan
sebagainya.
Sesuai dengan
macam pekerjaan yang dilakukan, upah yang diterima pegawai musiman dapat
bersifat borongan, harian, ataupun bulanan.
Di beberapa
perusahaan tertentu pegawai musiman dapat bekerja pada perusahaan yang
bersangkutan pada tahun-tahun berikutnya, sejauh hubungan pegawai itu dengan
perusahaan, karena sesuatu alasan, tidak pernah terputus. Dengan sistem
hubungan kerja seperti itu, pegawai musiman juga mempunyaihak untuk memperoleh
pensiun dan hak-hak lain seperti yang dapat diperoleh pegawai harian atau
pegawai tetap. Besarnya pensiun diperhitungkan berdasarkan lama kerja yang
dimiliki setiap tahunnya.
2. Sistem Kepegawaian
Pegawai merupakan
faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik perusahaan negara
maupunperusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya tehnologi saat ini,
tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat
pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan
berbagai sistem kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan
sistem karier.
a. Sistem Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang
bersifat subyektif, artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas
hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem
kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis
dengan yang bersifat nonpolitis.
Sistem yang bersifat politis
dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam
L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan
perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang
didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai.
Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal
dengan istilah “nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism,
yang akar katanya nepos atau kemenakan.
b. Sistem Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat
obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki.
Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah
ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya.
Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada
pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian
berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan
sebagainya.
c. Sistem Karier (Career System)
Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi
pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat
serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat
dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari sistem
kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.
3. Sistem Penggajian
Penggajian merupakan suatu hal
yang wajib diberikan kepada pekerja baik sebelum maupun setelah pekerjaan
diselesaikan. Tanpa adanya gaji atau upah manusia tidak akan mau disuruh untuk
bekerja. Karena, pada hakikatnya manusia hidup di dunia ini adalah untuk
memenuhi kebutuhan hidupnya, yaitu salah satunya dengan bekerja yang pada
akhirnya mendapatkan gaji untuk melangsungkan kehidupannya.
a. Upah atau Gaji
Apabila seseorang melakukan pekerjaan bagi orang lain,
penghasilan yang diperolehnya disebut gaji atau upah. Kata gaji dan upah
sesungguhnya berbeda, tetapi bagi seorang pegawai mempunyai arti yang sama,
karena kedua kata itu menujukkan nilai yang sama, yaitu imbalan atas hasil
pekerjaan yang telah dilakukannya untuk orang lain.
Perbedaan penggunaan istilah upaha
atau gaji banyak ditentukan oleh status lembaga atau perusahaan yang
bersangkutan. Istilah gaji dipergunakan di lingkungan lembaga pemerintah atau
perusahaan negara, sedangkan istilah upah banyak dipergunakan di lingkungan
perusahaan swasta.
Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. dalam bukunya Pokok-pokok Manajemen
Kepegawaian memberkan pengertian yang berbeda mengenai upah dan gaji,
sekalipun pada dasarnya keduanya mempunyai esensi yang sama. Upah adalah jumlah
seluruh uang yang ditetapkan dan diterimakan seseorang sebagai pengganti jasa
yang telah dikeluarkan oleh tenaga kerja selama jangka waktu tertentu dan
dengan syarat tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan gaji ialah suatu jumlah uang yang
ditetapkan dan diterimakan sebagai pengganti jasa bagi pemanfaatan tenaga kerja
dengan tugas-tugas yang sifatnya lebih konstan.
Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. untuk mendorong
semangat kerja pegawai agar produktivitas meningkat maka dalam penyusunan
program pemberian upah dan gaji pemimpin harus memakai dasar-dasar yang tepat.
Adapun dasar-dasar itu ialah:
1) Gaji yang sama harus diberikan untuk pekerjaan yang sama
pula (equel pay for equel work).
2) Gaji atau upah minimum harus mencukupi kebutuhan hidup
sehari-hari pekerja atau pegawai beserta keluarganya.
3) Perbedaan yang mencolok antara gaji dikantor-kantor
pemerintah dan gaji di perusahaan-perusahaan swasta atau perusahaan negara
harus dihindarkan sebab perbedaan yang mencolok itu akan menimbulkan
kegoncangan-kegoncangan dan tendensi larinya pegawai ketempat-tempet yang
memberi gaji lebih tinggi.
SUMBER : http://kumpulanartikel-artikel.blogspot.com/2008/02/administrasi-kepegawaian.html